宁德市诚信拍卖有限公司档案管理制度
第一章 总则
第一条 为了实现本行档案的科学管理，维护档案的完整与安全、更好地为拍卖工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《中华人民共和国拍卖法》规定，结合我行工作实际，制定本制度。
第二条 本制度所称档案，是指在各项工作活动中直接形成有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。包括文书档案、财务档案、业务档案、声像档案、荣誉实物档案和设备档案等。
第三条 在各项工作活动中形成的档案，先由办公室、人事教育部、财务部、综合部分别保管，整理立卷后，均应当集中本行档案室统一保管，不得分散保存。
第四条 为保持本行档案工作的连续性和档案队伍的稳定性，档案管理人员要保持相对稳定。
第五条 档案室的基本职责
1.建立健全档案工作的各项规章制度。
2.监督、指导各部室形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。
3.集中统一管理本行各种门类和载体的档案，积极提供利用，为各项工作服务。
4.办理领导交办的其它档案业务工作。
第二章 主要任务
第六条 档案室主要任务是：
1.认真贯彻执行《档案法》和上级有关档案工作制度、任务，热爱档案事业，熟悉档案业务，不断提高政治、业务素质。
2.对各部室在工作中形成的各种档案的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。
3.及时进行档案资料立卷、归档工作。
4.广泛收集各种资料，积极主动地提供档案利用并做好实例汇编。
5.对超过保管期限的档案进行鉴定，按规定对无保存价值的档案进行提请销毁处理并予以登记。
第三章 档案材料的立卷和归档
第七条 在工作活动中形成的具有使用和保存价值的文件材料在办理完毕后，由部室负责整理、立卷，并向档案室移交归档。
第八条 档案材料归档范围：本行在各项工作中形成的具有保存价值的，与本行关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求由档案室归档。
第九条 档案立卷应当遵循文件的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
第十条 案卷立好后，应当按照档案材料的重要程度和不同保管期限进行系统的排列和编号，并抄写案卷目录。
第四章 档案的管理和利用
第十一条 案卷编号：公文类代字G,财务类代字C，人事劳工类代字L,设备资产类代字S，业务类代字Y。
第十二条 档案应当按照其内容和载体的不同科学分类，一般按年度 – 部室分类。分类应当保持前后一致，具有稳定性。
第十三条 档案室应当将归档案卷按照不同门类、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法应当统一，前后一致，不得任意改动。
第十四条 档案室要科学地编写档号，案卷目录号不能重复，一本案卷目录内的案卷号也不能重复。
第十五条 档案室要有防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。要基本达到温湿度适宜，清洁卫生，无虫霉滋生，并根据工作需要配备档案柜架、温湿度计、复印机、刻录机、扫描仪、照像机、去湿机、吸尘器、空调和微机等设备。
第十六条 档案室应当建立健全档案资料和统计制度。对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行登记和统计。
第十七条 档案室要对档案存放处进行定期和不定期的检查，主要检查存放设施和档案情况，保证帐物一致。如有破损或字迹失真的档案，应当及时修复。发现其他问题，也应当及时解决或者报告领导。
第十八条 档案人员调动工作时，应当在离职前将本人保管的档案数量和状况交待清楚。
第十九条 档案工作人员必须熟悉本行的历史和所藏档案情况，辨别案卷目录、全引目录、文号目录、专题目录等检索工具和必要的参考资料。
第二十条 档案的借阅和复制
1.本行工作人员因工作需要可以借阅库存档案。但是如果非本人主管业务的机密文件，必须经办公室负责人批准。外单位来查阅本机关档案，必须持有单位介绍信，并经本行负责人批准后方可查阅。
2.复制绝密文件必须经原发文机关批准，复制机密或者非本人主管业务的文件必须经办公室负责人批准。密码电报一律不得复制。
3.档案借阅者必须遵循有关规定，履行必要的手续，不涂损档案，不得转借他人，阅完及时归还。借阅绝密、机密档案还负有保密的责任，违者按照有关规定赴理。
4.档案工作者必须热情服务，并认真地检查归还的档案有无遗失、涂损等现象。
第二十一条 档案室要不断采用先进的科学技术与设备逐步实现档案管理的现代化。
第五章 鉴定、销毁和移交
第二十二条 档案室会同有关业务单位，根据档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，核定保管期限，剔出无保存价值的档案。
第二十三条 档案保管期限的划分：
1 、档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。其中：永久为 10年以上，长期为5年以上、10年以下( 含10 年 ) ，短期为5 年以下 ( 含 5 年 ) 。
2 、档案保管期限，从档案的所属年份的次年 1 月 1 日起计算；拍卖档案保管期限，从拍卖委托合同终止之日起计算；其它计划、协议、协定、合同等有关文件，按其有效期满后次年 1 月 1 日起计算。
第二十四条 销毁确无保存价值的档案时，应当写出销毁档案报告，说明销毁理由、原保管期限、数量和简要内容，连同编写的销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。